Hier ist mein bewährter 10-Punkte-Plan zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Euch. Jeder Punkt beleuchtet ein zentrales Thema im Einführungsprozess und zeigt das jeweils passende Vorgehen. Setzt die folgenden 10-Punkte Schritt für Schritt um, dann wird die Einführung einer digitalen Zeiterfassung für Euch zum Kinderspiel.
- Bedarf klären
Zu Beginn solltet Ihr klären, welchen konkreten Bedarf Ihr habt: Welche Herausforderungen bestehen beim Überstundenmanagement, in der Lohnbuchhaltung oder bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben? Besonders bei Stundenlohnkräften ist eine exakte Zeiterfassung essenziell. Prüft, ob gesetzliche Änderungen (z. B. durch die Umsetzung bestehender Vorgaben vom Europäischen Gerichtshof (aus 2019) oder vom Bundesarbeitsgericht (aus dem Sept. 2022) eine digitale Lösung notwendig machen. Besprecht mit Euren Mitarbeitenden Eure Ziele. Dokumentiert diese als Basis für alle weiteren Schritte. - Ist-Zustand erheben
Analysiert Euer bisheriges System zur Zeiterfassung – sei es analog, Excel-basiert oder softwaregestützt. Nehmt bestehende Arbeitszeitregelungen, Schichtmodelle und Vergütungsformen unter die Lupe. Sammelt Probleme und Herausforderungen, die Euch im Alltag begegnen. Führt Gespräche mit Mitarbeitenden und Teamleitungen zur aktuellen Nutzung. So schafft Ihr Euch ein realistisches Bild der Ausgangslage. Nutzt hierzu meine kompakte Checkliste als Analysehilfe, um den Ist-Zustand in Eurem Unternehmen schnell zu ermitteln. Hier kommt Ihr zum Download der Checkliste. - Toolvergleich
Stellt eine Vergleichsliste potenzieller Anbieter zusammen oder nutzt meine Anbieterübersicht. Hier gelangt Ihr zum Download meiner Anbieterübersicht von Tools zur Digitale-Zeiterfassung.
Ihr sollten vor allem folgende Punkte vergleichen: Welche Funktionen braucht Ihr (z. B. App-Zugriff, Projektzeiten, Urlaubsverwaltung)? Achtet auf Schnittstellen zu Euren bestehenden Systemen (z. B. Lohnbuchhaltung von Lexware oder Datev). Vergleicht Kosten, Vertragslaufzeiten und Service-Angebote. Nutzt Testversionen und Bewertungen zur Entscheidungshilfe. Bewertungen von den meisten Tools findet Ihr im Play Store von Google, wenn Ihr nach der jeweiligen App sucht. Plant eine Entscheidung im Team mit allen relevanten Beteiligten. Hierbei solltet Ihr Euren Steuerberater oder Lohndienstleister miteinbinden. - Planung
Legt gemeinsam einen realistischen Zeitplan fest. Gliedert das Projekt in einzelne Phasen: Auswahl, Einrichtung, Schulung, Test und Go-Live. Definiert klare Ziele pro Phase und haltet Verantwortlichkeiten fest. Bestimmt ggf. ein Projektteam, das den Prozess begleitet. Dokumentiert Eure Planung strukturiert – z. B. in einem digitalen Projektboard wie Trello. - Hardware
Prüft, ob das gewählte System spezielle Hardware erfordert – z. B. Terminals, RFID-Chips oder Scanner. Nutzt vorhandene Geräte, wie Tablets, um Investitionen zu minimieren. Achtet darauf, dass die mobile Nutzung (Smartphone, Tablet) uneingeschränkt gewährleistet wird – dies ist ideal für den Außendienst und fürs Homeoffice. Achtet darauf, dass Eure Mitarbeitenden oft ältere Geräte privat verwenden. Euer neues Tool muss somit auch auf älteren Geräten einwandfrei funktionieren. - Mitarbeiter einbeziehen
Eure Mitarbeitenden sind der Schlüssel zum Erfolg! Informiert sie frühzeitig über das Warum und den Nutzen einer digitalen Zeiterfassung. Gebt Raum für Fragen, Wünsche und Bedenken. Bestimmt Key User, dies sind meist technisch aufgeschlossene Mitarbeitende, die im Alltag unterstützen und als Ansprechpersonen dienen. Führt praxisnahe Schulungen durch – so fördert Ihr Akzeptanz und Sicherheit. Oder startet ein Mentoring-Programm. Bei dem bereits Mitarbeitende, die mit dem neuen System Ihre Stunden erfassen, diejenigen die neu integriert werden sollen, einweisen. - Schnittstellen
Stellt sicher, dass das Zeiterfassungs-Tool reibungslos mit Eurem Lohnsystem oder Personalmanagement-Tools kommuniziert. Achtet auf Exportmöglichkeiten für das Finanzamt und standardisierte Schnittstellen (z. B. DATEV, Lexware, SBS, usw.). Plant die Übernahme alter Daten (z. B. Zeitkonten, Resturlaub). Testet alle Schnittstellen mit der Verarbeitung von Testdateien vor dem offiziellen Start gründlich. - Daten
Achtet auf DSGVO-Konformität bei der Auswahl Eures neuen Tools. Schließt mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Legt klare Rollen und Rechte fest, damit nur befugte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Schulungen für Administratoren und Datenschutzverantwortliche sind essenziell. Achtet auf eine aktuelle und vollständige Datenschutzdokumentation. - Testphase einleiten
Startet mit einer ausgewählten Gruppe in die Testphase. Nutzt diese Zeit, um das System realitätsnah zu prüfen und Prozesse zu optimieren. Informiert Eure Mitarbeitenden über das Vorgehen und habt ein offenes Ohr für Fragen oder Kritik. Holt Feedback ein und passt bei Bedarf Einstellungen an. Erst nach einer erfolgreichen Testphase solltet Ihr das Zeiterfassungssystem in Eurem Unternehmen einführen. - Abläufe erstellen
Definiert, wie Zeitdaten erfasst, geprüft und freigegeben werden. Erstellt klare Prozesse für neue Mitarbeitende – von der Einrichtung bis zur ersten Nutzung. Legt Verantwortlichkeiten für die laufende Pflege fest. Definiert die Datenübergabe per Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Diese Standards helfen Euch, dauerhaft effizient zu arbeiten.
Abschließend gebe ich Euch folgende Ratschläge für die weitere Umsetzung:
- Startet jetzt mit der Bedarfsklärung – bezieht Mitarbeitende, IT und ggf. Euren Steuerberater mit ein.
- Plant ein Kick-off-Meeting zur Projektvorstellung.
- Vergleicht frühzeitig Tools für die digitale Zeiterfassung, die zu Euren Anforderungen passen.
- Informiert und motiviert Eure Mitarbeitenden – macht sie zu Mitgestaltenden des Prozesses.
Eine gelungene Einführung lebt von guter Planung, technischer Umsetzung und echter Beteiligung. Legt gemeinsam mit Euren Mitarbeitenden den Grundstein für eine moderne, rechtssichere Zeiterfassung! Um Euch hierbei zu unterstützen, habe ich Euch eine kompakte Checkliste als Umsetzungshilfe zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung erstellt. Hier findet Ihr die Checkliste.
Habt Ihr weitere Punkte, die bei der Integration eines digitalen Zeiterfassungssystems aus Eurer Sicht zu beachten sind? Dann schreibt mir diese in die Kommentare. Schaut Euch auch gern folgendes Video auf meinem Kanal zum Thema an:
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