Digitale Buchhaltung spart Geld, Aktenschränke und Papier. Dank ihr werden Belege nicht mehr in Papierform zum Steuerberater geschickt, sie werden digital übermittelt und verarbeitet. Ausgangs-Rechnungen werden nicht mehr gedruckt, sondern per E-Mail an den Empfänger versendet. Eingangsrechnungen werden durch Scannen digitalisiert und können ggf. danach vernichtet werden. Diese digitalen Vorgänge eröffnen ganz neue Anwendungen in Sachen Datenanalyse und Automatisierung und das in Echtzeit für alle Beteiligten.
Bereithaltung Ihrer Daten in der Online-Buchhaltung
Für das Abspeichern Ihrer digitalisierten Belege in der Buchführung ist ein umfangreicher Datenspeicher erforderlich. Nicht jeder Betrieb hat hierfür die notwendige Hardware zur Verfügung. Nutzen Sie deshalb die Möglichkeit des Cloud Computing. Dabei werden Hardware, Software, Netzwerkkomponenten und mehr direkt über das Internet bereitgestellt. Je nach Anbieter werden verschiedene Dienste ermöglicht. Sie bezahlen in der Regel nur für die Cloud-Dienste, die Sie wirklich nutzen. Das ermöglicht Ihnen eine effiziente Infrastruktur, bedarfsorientierte Vorgehensweise und damit die Senkung Ihrer Betriebskosten. Als kostenlose Alternative zum Speichern von Daten ist Google Drive oft für den Einstieg eine gute Wahl. Mit Drive haben Sie einen ortsunabhängigen, einfachen und sicheren Zugriff auf Ihre Daten.
Die Vorteile von Cloud Computing
Cloud Computing verändert die traditionelle Art und Weise hinsichtlich IT-Ressourcen. Es fallen keinerlei Investitionen für den Erwerb von Hard- und Software an. Sie sparen sich die Errichtung von einem Rechenzentrum, haben keine Stromkosten und benötigen keine Kühlung für den Serverraum. Cloud Computing ist durch den jeweiligen Computing-Dienst nach Bedarf gesteuert. Auch große Mengen an Computer-Ressourcen können innerhalb kürzester Zeit bereitgestellt werden. Das steigert die Flexibilität und Produktivität, spart Kosten, bietet ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und reduziert das Ausfall-Risiko enorm. Durch die Richtlinien, Steuerelemente und Technologien der Cloud-Computing-Anbieter sind Ihre Daten in Sachen Digitale Buchhaltung in guten Händen.
Arten des Cloud Computing
Man unterscheidet zwischen öffentlich, private und Hybrid-Cloud.
Eine öffentliche Cloud gehört dem externen Cloud-Anbieter und wird von diesem unterhalten und ausgeführt. Speicher und Server werden Ihnen über das Internet bereitgestellt. Alle Ressourcen sind Eigentum des Anbieters und werden von ihm verwaltet. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser, um Cloud Computing zu nutzen.
Eine private Cloud kann sich physisch im Datencenter eines Unternehmens befinden und wird exklusiv von diesem Betrieb genutzt.
Bei einer Hybrid-Cloud ist es möglich, Anwendungen und Daten zwischen einer öffentlichen und einer privaten Cloud zu verschieben. Dadurch entsteht zusätzliche Flexibilität, Sicherheit, bestehende Infrastruktur sowie Bereitstellungsoptionen werden verbessert.
Cloud-Lösungen werden heutzutage von Anbietern im Bereich der Online-Buchhaltung eingesetzt. Weiterhin finden Sie in digitalen Personalaktenlösungen oder in der Akten- und Belegdigitalisierung Anwendung.