Die zunehmende Digitalisierung macht sich auch bei den vielfältigen Aufgaben eines buchführungspflichtigen Unternehmers bemerkbar. So wird von den Finanzbehörden heute auch die Erstellung einer Online Buchhaltung akzeptiert. Doch auch hier muss der Unternehmer darauf achten, dass er keine Fehler begeht.
Welche Unternehmer sind zur Erstellung einer Finanzbuchführung verpflichtet?
Zur Finanzbuchhaltung ist ein Unternehmer verpflichtet, wenn er Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist und ein Handelsgewerbe betreibt. Steuerrechtlich setzt die Buchführungspflicht voraus, dass der Unternehmer einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro oder einen Jahresumsatz von mindestens 600.000 Euro überschreitet. Wer als Architekt oder Arzt einer freiberuflichen Tätigkeit nachgeht, ist nicht zur Erstellung einer Finanzbuchhaltung verpflichtet.
Warum ist Buchhaltung wichtig?
Die Buchhaltung nutzt dem Unternehmen, dem Finanzamt und potenziellen Geldgebern. Ein Unternehmer profitiert davon, dass er einen umfassenden Einblick in seine Finanz- und Ertragslage bekommt. Das Finanzamt nutzt die Zahlen der Online Buchhaltung für die Steuerveranlagung. Potenzielle Geldgeber halten Ausschau nach einer guten Eigenkapitaldecke und anderen Sicherheiten.
Online Buchhaltung – welche 10 Pflichten muss ein Unternehmer erfüllen?
Unternehmer, die aufgrund handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften zur Führung von Büchern und dem Erstellen einer Finanzbuchführung verpflichtet sind, müssen im Zusammenhang mit dieser Aufgabe unter anderem die folgenden zehn Pflichten erfüllen:
Vortrag der Eröffnungsbilanzwerte
Beginnt der Unternehmer ein neues Geschäftsjahr, muss er zunächst die Eröffnungsbilanzwerte in das aktuelle Jahr vortragen. Neben den Konten des Sachanlagevermögens zählen hierzu z. B. der Kassenbestand, der Banksaldo und die Darlehenskonten.
Keine Buchung ohne Beleg
Das Finanzamt des Unternehmers ist berechtigt, die digitale Buchhaltung des Unternehmers zu überprüfen. Deshalb gilt auch hier, dass keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg vorgenommen werden darf. Für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs muss der Unternehmer darauf achten, dass die Eingangsrechnungen alle Angaben enthalten, die im § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz genannt sind.
Chronologische und vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle
Vom 01. 01. bis zum 31.12. des Geschäftsjahres muss der Unternehmer alle Geschäftsvorfälle in der chronologisch richtigen Reihenfolge erfassen und vollständig auf die richtigen Finanzbuchhaltungskonten verbuchen. Auch wenn z. B. der Unternehmer eines Einzelunternehmens einen Geldbetrag für einen privaten Anlass von seinem Geschäftskonto abbucht, muss dies aus der digitalen Buchführung hervorgehen. Die Erfassung erfolgt in diesem Fall als Privatentnahme.
Turnusmäßige Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
Führt ein Unternehmer umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen aus, ist er zur turnusmäßigen Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung bei seinem zuständigen Finanzamt verpflichtet. Bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung ist darauf zu achten, dass von der Umsatzsteuertraglast die abzugsfähigen Vorsteuerbeträge abgezogen werden und sich hierdurch eine Umsatzsteuerzahllast oder ein Vorsteuerguthaben ergibt.
Abstimmung der Sachkonten und der OPOS-Konten
Sachkonten und OPOS-Konten (Debitoren und Kreditoren) muss ein Unternehmer bestenfalls Monat für Monat abstimmen. So kann z. B. die offene Rechnung eines Kunden schneller angemahnt werden.
Ordnungsgemäße Kassenbuchführung
Die ordnungsgemäße und zeitnahe Kassenbuchführung ist eines der obersten Gebote, die die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung dem Unternehmer auferlegen. Bei der tagesaktuellen Erfassung von Bareinnahmen und Barausgaben ist insbesondere darauf zu achten, dass der Bestand der Kasse nicht negativ sein darf.
Erstellung der Bilanz
Der buchführungspflichtige Unternehmer muss zum Abschluss eines jeden Geschäftsjahres einen Jahresabschluss aufstellen, der mindestens aus einer Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft – z. B. eine GmbH – müssen ergänzend ein Anhang und ein Lagebericht angefertigt werden.
Beachtung der Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze
Bei der Erstellung der Bilanz muss der Unternehmer auf eine strikte Anwendung der Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze achten. Für den Ansatz der Verbindlichkeiten gilt z. B. das Höchstwertprinzip, während bei der Abstimmung des Forderungsbestandes das Niederstwertprinzip zum Einsatz kommt.
Erstellung der Steuererklärungen
Basierend auf dem Ergebnis des Jahresabschlusses muss der Unternehmer seine Steuererklärungen anfertigen. Zu den betrieblichen Steuererklärungen gehören die Umsatzsteuer- und die Gewerbesteuererklärung. Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine GmbH, muss das Unternehmen auch eine Körperschaftsteuererklärung abgeben. Freiberufler wie Ärzte und Architekten geben ihr Jahresergebnis in der Einkommensteuererklärung mit an.
Beachtung der GOBD
Führt der Unternehmer eine Online Buchhaltung, muss er die Vorschriften der GOBD beachten. Die GOBD sind Grundsätze, die dem Unternehmer neben der Erstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung die Pflicht auferlegen, Bücher, Aufzeichnungen und andere Unterlagen derart aufzubewahren, dass auf die komplette digitale Buchhaltung auch ein elektronischer Datenzugriff möglich ist.
Konsequenzen für Unternehmer bei Fehlern in der Online Buchhaltung
Ob Online Buchhaltung oder herkömmliche Finanzbuchhaltung – die Vorschriften zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung sind in beiden Fällen zu beachten.
Macht der Unternehmer Fehler bei der Erfüllung seiner Buchführungspflichten, können sich unterschiedliche Konsequenzen für ihn ergeben. Versäumt er z. B. für seine digitale Buchhaltung den Abgabetermin der Umsatzsteuervoranmeldung, kann das Finanzamt ihm nach den Vorschriften der Abgabenordnung einen Verspätungszuschlag auferlegen.
Archiviert der Unternehmer nicht jeden Beleg seiner Buchführung, gefährdet er schlimmstenfalls den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung. Je nachdem, wie hoch dieser Vorsteuerbetrag war, kann dieses Versäumnis zu einer hohen zusätzlichen Steuerbelastung führen, weil das Finanzamt einen bereits in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug aberkennen kann.
Letztendlich darf das Finanzamt gemäß § 162 Abgabenordnung die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn ein Unternehmer nicht die Pflicht zur pünktlichen Abgabe seiner Steuererklärungen erfüllt.
Fazit
Jeder Unternehmer, der zur Führung einer Finanzbuchhaltung verpflichtet ist, muss Monat für Monat darauf achten, dass er die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung beachtet. Neben einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zählt hierzu insbesondere die Beachtung der Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze.
Hat der Unternehmer sich zu einer Online Buchhaltung entschlossen, muss er sich mit den Regeln der GOBD auseinandersetzen. Dies bedeutet insbesondere, dass die Zahlen der digitalen Buchhaltung auch für den elektronischen Datenzugriff des Finanzamts bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder einer umfassenden Betriebsprüfung zugänglich gemacht werden.